Diğer birçok sektörde olduğu gibi toplantı planlamanın da bazı temel etik kuralları vardır. Toplantı planlayıcılarının bir toplantıyı başarılı kılmak için bu en iyi uygulamaları takip etmeleri gerekir.
Diğerlerini dinlemek
Bir toplantıdayken diğerlerinin görüş ve düşüncelerine saygı göstermeliyiz. Karşıt görüşleri paylaşabiliriz. Ancak başkalarının ifadelerini dikkatle dinlemenin bizim sorumluluğumuz olduğunu her zaman hatırlamalıyız.
Dakik olmak
Bir toplantıya zamanında katılmak çok önemlidir. Eğer bu mümkün değilse, geç kalma nedenlerimizi açıklamalı ve af dilemeliyiz.
Geri bildirim vermek
Eleştiri paylaşmak yerine, herhangi bir görev veya kişi hakkında geri bildirim paylaşmalıyız. Böylece gelişmek için bir kapsam oluşacaktır. Toplantının amacı yapıcı olmalı ve kimseyi taciz etmemelidir.
Ajandayı takip etmek
Tüm toplantı katılımcıları toplantı ajandasının takip edilmesine yardımcı olmalıdır. Bu sadece zaman kazandırmakla kalmayacak, aynı zamanda toplantı katılımcılarının odaklanmasına da yardımcı olacaktır.
Toplantı tutanağı tutmak
Toplantı tutanakları çok önemli belgelerdir. Bunu yazmak için hangi aracı kullanırsanız kullanın, daha sonra belgelenebilmesi için işlevsel olmalıdır. Aksi takdirde, yöneticiler toplantıda alınan kararları takip edemeyebilir.