Før koronaviruspandemien hadde bedrifter et krav om fulltids kontoroppmøte. Men nå vurderer mange bedrifter fjernarbeid som sin menneskelige ressursstrategi. Et flertall av virksomheter bytter eller prøver å tilpasse seg en ekstern arbeidsmodell. I denne situasjonen blir det eksterne møtet en av de essensielle aktivitetene på den eksterne arbeidsplassen. Her foreslår vi noen av de beste tipsene for å gjøre et eksternt møte effektivt.
Bruk et flott teknologiverktøy
For å kjøre et eksternt møte effektivt, må du trenge noen gode verktøy som støttespillere. Prøv å bruke de verktøyene som enkelt kan brukes. For hvis du ønsker å lage en vellykket videokonferanse, bør alle ansatte ha tilgang til plattformene du bruker. Det er bedre å bruke de mest praktiske og lett tilgjengelige og kjente verktøyene slik at ansatte fra alle nivåer kan delta uten noen hindringer. Hvis du vil bruke et spesifikt verktøy for å kommunisere, sørg for at alle teammedlemmene er kjent med dette verktøyet. Hvis alle eller noen av de ansatte ikke føler seg komfortable med et bestemt verktøy, prøv å gi dem en online opplæring. Videre er det også viktig å ha alt nødvendig tilbehør for å gjøre fjernmøtet gjennomførbart. Du må kanskje investere i et kvalitetshodesett og et godt webkamera med tilstrekkelig oppløsning.
Oppretthold grunnleggende møteetikett
Siden det eksterne møtet arrangeres virtuelt, kan det noen ganger være vanskelig å administrere etiketten til møtet, som å forhindre støy fra andre rom eller utføre husholdningsaktiviteter under møtet. Selv om sidesamtaler og småprat under et vanlig ansikt-til-ansikt-møte er noen av de vanlige problemene. Disse problemene er også viktige problemer for å lage et effektivt eksternt møte. For å unngå disse problemene kan du lage en formell struktur slik at alle føler seg seriøse med å bidra til møtet. Det er lurt å sette en agenda, og fastsette fristen for møtet.
Realize the meeting participants’ voice
Meetings are not only important for a company’s business growth but also essential for employees’ skill development. Meetings are a great platform where employees can share their opinions and experiences. So, never underestimate the professional socialization factors of meetings. Sharing information, brainstorming solutions, and coordinating activities can keep your virtual meeting more effective. But set a facilitator who can moderate the meeting smartly.
Innse møtedeltakernes stemme
Møter er ikke bare viktige for en bedrifts forretningsvekst, men også avgjørende for ansattes kompetanseutvikling. Møter er en flott plattform der ansatte kan dele sine meninger og erfaringer. Så undervurder aldri de profesjonelle sosialiseringsfaktorene ved møter. Deling av informasjon, brainstorming-løsninger og koordinering av aktiviteter kan gjøre det virtuelle møtet ditt mer effektivt. Men sett en tilrettelegger som kan moderere møtet smart.