Ennen koronavirusepidemiaa, yrityksillä oli kokoaikainen läsnäolovaatimus toimistossa. Mutta nyt monet yritykset harkitsevat etätyöskentelyä yhtenä henkilöstöstrategioistaan. Suurin osa yrityksistä on siirtymässä tai yrittämässä sopeutua etätyömalliin. Tässä tilanteessa etäkokouksesta tulee yksi etätyöpaikan olennaisista toiminnoista. Tässä ehdotamme joitakin parhaita vinkkejä, joiden avulla etäkokouksesta voi tehdä tehokkaan.

Käytä hyödyksi toimivaksi todettuja teknologiatyökaluja

Jotta etäkokous voidaan pitää tehokkaasti, tarvitaan tukijoiksi hienoja työkaluja. Pyri käyttämään sellaisia työkaluja, joita on helppo käyttää. Sillä jos haluat tehdä onnistuneen videoneuvottelun, kaikilla työntekijöillä pitäisi olla pääsy käyttämiisi alustoihin.

On parempi käyttää kätevimpiä ja helpoimmin saatavilla olevia ja tuttuja työkaluja, jotta minkä tahansa tason työntekijät voivat osallistua ilman esteitä. Jos haluat käyttää jotakin tiettyä työkalua viestintään, varmista, että kaikki tiimin jäsenet tuntevat kyseisen työkalun.

Jos joku tai jotkut työntekijöistä eivät tunne oloaan mukavaksi jonkin tietyn työkalun kanssa, yritä tarjota heille verkkokoulutusta. Lisäksi on tärkeää, että käytössäsi on kaikki olennaiset tarvikkeet, jotta etäkokous on mahdollista järjestää. Sinun on ehkä investoitava laadukkaisiin kuulokkeisiin ja hyvään web-kameraan, jossa on riittävä resoluutio.

Ylläpidä kokouksen perusetikettiä

Koska etäkokous järjestetään virtuaalisesti, joskus voi olla vaikeaa hallita kokousetikettiä, kuten estää muista huoneista kantautuvat äänet tai suorittaa kotitöitä kokouksen aikana. Tosin sivukeskustelut ja rupattelu tavallisen kasvokkain pidettävän kokouksen aikana ovat joitakin yleisiä ongelmia.

Nämä asiat ovat myös elintärkeitä ongelmia tehokkaan etäkokouksen järjestämisessä. Näiden ongelmien välttämiseksi voit muodostaa virallisen rakenteen, jotta kaikki kokousväki kokee osallistuvansa kokoukseen vakavissaan. On viisasta laatia esityslista ja asettaa kokoukselle aikaraja.

Toteuta kokouksen osallistujien ääni

Kokoukset eivät ole tärkeitä vain yrityksen liiketoiminnan kasvun kannalta, vaan ne ovat myös välttämättömiä työntekijöiden taitojen kehittymisen kannalta. Kokoukset ovat loistava foorumi, jossa työntekijät voivat jakaa mielipiteitään ja kokemuksiaan. Älä siis koskaan aliarvioi kokousten ammatillisia sosiaalistamistekijöitä. Tietojen jakaminen, ratkaisujen ideointi ja toimintojen koordinointi voivat pitää virtuaalikokouksen tehokkaampana. Aseta kuitenkin fasilitaattori, joka voi moderoida kokousta fiksusti.